5 Vorteile von KI & Chatbots im HR: So profitiert Ihre Personalabteilung von virtuellen Assistenten

HR bot

Viele denken bei Chatbots zunächst an den klassischen E-Commerce. Dabei sind die virtuellen Assistenten auch im Personalwesen nützlich und ermöglichen dort Budget-Einsparungen. Denn prinzipiell eignen sich Chatbots überall dort, wo Kommunikation stattfindet. Dadurch ergeben sich auch für HR-Abteilungen zahlreiche Einsatzbereiche. Wie Chatbots Personaler genau unterstützen können, erfahren Sie in diesem Beitrag. 

 

Schlecht digitalisierte Branche

Während andere Abteilungen wie etwa das Marketing in Sachen Digitalisierung oftmals vorangehen, hinkt das Personalwesen in vielen Unternehmen noch hinterher. Nicht umsonst gilt HR als die am schlechtesten digitalisierte Abteilung in Unternehmen. Und das, obwohl die Personalabteilung das Aushängeschild für die eigenen Mitarbeiter und auch externe Bewerber ist. 

 

Viele amerikanische Unternehmen haben die Wichtigkeit einer digitalisierten HR-Abteilung inzwischen erkannt und deshalb allein 2019 schon mehr als 5 Milliarden Dollar in HR Tech investiert. Deutsche Firmen liegen hier zwar noch deutlich zurück, aber auch sie sind sich langsam bewusst, wie wichtig die Digitalisierung im Personalwesen ist. 

 

Das sind die Vorteile von HR Chatbots

Eine gute Möglichkeit, die Digitalisierung in der HR-Abteilung voranzutreiben, sind künstliche Intelligenz und Chatbots. Die virtuellen Assistenten bringen nämlich zahlreiche Vorteile, von der sowohl Personaler als auch Bewerber und Mitarbeiter profitieren.

 

Ständige Erreichbarkeit

Im Gegensatz zum Menschen ermöglichen HR Chatbots die 24/7 Erreichbarkeit eines Unternehmens. Ein Bewerber kann also sowohl am Montagmorgen um neun als auch am Freitagabend um elf eine Anfrage schicken und erhält trotzdem innerhalb kürzester Zeit eine Rückmeldung durch den Chatbot. 

 

Einfache Bedienbarkeit

Vor allem in der digitalen Welt sind es Nutzer mittlerweile gewohnt sofort eine Antwort auf ihre Fragen zu erhalten. Ein Chatbot kann diesen Wunsch erfüllen, denn er liefert innerhalb von Sekunden Antworten oder leitet das Anliegen an den zuständigen Personalmitarbeiter weiter. Und das ohne, dass dafür zunächst das Mailprogramm geöffnet werden muss, sondern ganz bequem über eine Chatfenster auf der Website oder im Kommunikationstool. 

 

Attraktive Außenwirkung

Für Bewerber ist der erste Eindruck eine wichtige Voraussetzung dafür, ob sie sich überhaupt für eine Stelle im Unternehmen bewerben oder nicht. In Zeiten von Fachkräftemangel kann ein HR Chatbot auf der Karriere-Website hier einen enormen Wettbewerbsvorteil schaffen. Denn ein kompetenter Chatbot präsentiert das Unternehmen zeitgemäß und macht es für Bewerber attraktiver.

 

Höhere Effizienz in HR

Durch HR Chatbots lässt sich ein Teil der internen und externen Kommunikation automatisieren. Besonders Routineaufgaben, die oftmals viel Zeit in Anspruch nehmen, können an den Chatbot ausgelagert werden. Personaler haben dann die entsprechenden Kapazitäten für komplexe Aufgaben und andere Themen. 

 

Entlastung für Recruiter

HR Chatbots sorgen gerade im Bewerbermanagement für eine enorme Entlastung. Statt auf sich ständig wiederholende Mails zu antworten, können sich Recruiter dann nämlich verstärkt um die Bewerberauswahl kümmern. Der Chatbot beantwortet interessierten Bewerbern währenddessen Fragen, gibt Orientierung oder leitet die Informationen weiter, die Besucher erhalten möchten. 

 

Zahlreiche Einsatzgebiete für HR Chatbots

Während Chatbots für andere Anwendungsbereiche schon gang und gäbe sind, bleiben sie im Bereich Human Resources aktuell noch eher die Ausnahme. Doch in vielen Unternehmen ist langsam ein Umdenken zu sehen. Denn sie erkennen zunehmend das Potenzial von HR Chatbots und spielen deshalb mit dem Gedanken, den virtuellen Assistenten bei sich zu implementieren. 

 

Welche Aufgabe der HR Chatbot letztendlich erfüllen soll, ist jedem Unternehmen selbst überlassen. Die Möglichkeiten für interne Kommunikationsprozesse und das externe Bewerbermanagement sind aber vielfältig und machen HR Chatbots auch deshalb so interessant für Unternehmen. Einsatzgebiete für HR Chatbots sind zum Beispiel:

 

Zur Arbeitszeitregelung

Die Arbeitszeitregelung ist in vielen Unternehmen ein sehr komplexes Thema, weshalb sich Führungskräfte und Mitarbeiter mit den rechtlichen Grundlagen oft schwertun. Sind interne Kommunikationsplattformen wie beispielsweise Microsoft Teams oder Slack vorhanden, kann ein Chatbot hier enorm praktisch sein. Denn er gibt automatisch Auskunft zu gesetzlichen oder tariflichen Bestimmungen und kann Arbeitszeiten an den Vorgesetzten weiterleiten beziehungsweise in das System eintragen. 

 

Für das Onboarding

Das Onboarding neuer Mitarbeiter nimmt sehr viel Zeit in Anspruch. Besonders in größeren Unternehmen kann man hier schnell den Überblick verlieren, wenn es um Lohnabrechnungen, Urlaubsanträge oder File Sharing geht. Wird hierfür ein Chatbot implementiert, kann er neue Mitarbeiter nicht nur vom ersten Tag an beim Onboarding unterstützen, sondern ihm auch in Zukunft zur Seite stehen, wenn etwas in Vergessenheit geraten ist. 

 

Für allgemeine und wiederkehrende Fragen

In Unternehmen gibt es viele allgemeine Fragen, die immer wieder auftauchen. Ob ein Mitarbeiter nun wissen möchte, was es heute in der Kantine gibt oder wo genau ein bestimmter Kollege sitzt – meistens werden diese Fragen im Intranet gestellt. Viele Unternehmen haben aber Probleme diese Informationsflut übersichtlich aufzubereiten, so dass sie für Mitarbeiter leicht zu finden sind. Hier ist ein Chatbot optimal, der die gewünschten Informationen durch einfache Frage-Antwort-Prozesse liefern kann. Wichtig ist aber auch hier, dass der HR Chatbot in dem überwiegend vom Team genutzten Kommunikationstool wie etwa Slack oder Skype for Business integriert ist. 

 

Beim Recruiting auf Karriereseiten

Ein klassischer Use Case von HR Chatbots ist sicherlich das Bewerbermanagement. Statt unzählige Stellenanzeigen durchforsten zu müssen, können Bewerber einfach den Chatbot um Hilfe bitten. Er leitet den Interessenten beispielsweise zu passenden Stellen weiter, indem er den Bewerber nach Kenntnissen, Erfahrungen und Präferenzen befragt. Die Deutsche Bahn und Audi setzen daneben auf einen HR Chatbot von e-bot7, der Fragen rund um Karriere, Gehalt und Ausbildungsmöglichkeiten im jeweiligen Unternehmen beantwortet. So sollen interessierte Talente schnell passende Stellen finden und der Bewerberprozess möglichst einfach gestaltet werden. Im „war for talents“ schaffen sich Audi und Deutsche Bahn damit einen enormen Wettbewerbsvorteil gegenüber ihren Konkurrenten. 

 

 

HR Chatbots auf dem Vormarsch

Chatbots begegnen uns nicht mehr nur im E-Commerce. Denn auch im Personalmanagement haben sich die virtuellen Assistenten inzwischen als praktische Helfer entpuppt, die die interne Kommunikation und das Bewerbermanagement effizienter gestalten können. Das bringt eine enorme Entlastung für Personaler und Recruiter, die sich dadurch auf komplexere Aufgaben konzentrieren können und nicht sich ständig wiederholende Anfragen beantworten müssen. 

 

Sie wollen mehr über Chatbots für HR und Recruiting erfahren? Dann nehmen Sie Kontakt mit uns auf!

 

HR CTA de